Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable del tratamiento

Para efectos de la presente Política, el responsable del tratamiento de los datos personales será:

En adelante, la sociedad podrá denominarse PROTEGEMOS, la Compañía o el Responsable.

2. Objeto

La presente Política tiene por objeto informar de manera clara, previa, expresa y suficiente cómo PROTEGEMOS recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, transmite, conserva, suprime y protege los datos personales de los titulares.

Esta Política aplica especialmente a los datos personales tratados a través de la página web, formularios de contacto, botones de WhatsApp, llamadas telefónicas, redes sociales, campañas comerciales, asesores, canales digitales y demás medios utilizados para informar sobre los planes, beneficios y servicios de PROTEGEMOS.

3. Naturaleza de la página web

La página web de PROTEGEMOS tiene una finalidad informativa, institucional, publicitaria y de vitrina comercial.

A través de la página web no se realizan ventas directas, no se reciben pagos, no existe carrito de compras, no se perfeccionan contratos ni se activan planes automáticamente.

Los botones de WhatsApp, formularios o canales de contacto tienen como única finalidad permitir que el usuario solicite información, manifieste interés en un plan o autorice ser contactado por un asesor de PROTEGEMOS.

La simple navegación en la página web, el envío de un formulario o el inicio de una conversación por WhatsApp no constituye compra, afiliación, suscripción, vinculación contractual ni activación de beneficios.

4. Alcance

Esta Política aplica al tratamiento de datos personales de:

1. Usuarios y visitantes de la página web.
2. Personas interesadas en recibir información sobre los planes de PROTEGEMOS.
3. Personas que diligencien formularios de contacto.
4. Personas que hagan clic en botones de WhatsApp o soliciten llamada.
5. Suscriptores, potenciales suscriptores, beneficiarios y grupos familiares.
6. Asesores, corredores, aliados, distribuidores, proveedores y prestadores de servicios.
7. Trabajadores, contratistas, candidatos y exempleados.
8. Representantes legales, contactos empresariales, pagadores o entidades con convenios.

5. Definiciones

Para efectos de esta Política se entenderá por:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, datos biométricos, origen racial o étnico, convicciones religiosas o filosóficas, orientación política, entre otros.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza tratamiento de datos personales por cuenta de PROTEGEMOS.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos personales.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, incluyendo recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, supresión o conservación.

6. Principios aplicables

PROTEGEMOS tratará los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

En concreto, PROTEGEMOS solo recolectará los datos necesarios para atender solicitudes, brindar información comercial, gestionar relaciones contractuales posteriores, prestar servicios, cumplir obligaciones legales y proteger sus derechos y los de los titulares.

7. Datos personales que podrá recolectar PROTEGEMOS

PROTEGEMOS podrá recolectar, según corresponda:

• 7.1. Datos de identificación: Nombres, apellidos, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, edad, firma, imagen, voz y demás datos necesarios para identificar al titular.
• 7.2. Datos de contacto: Número de celular, WhatsApp, correo electrónico, ciudad, dirección, teléfono fijo, redes sociales y canal preferido de contacto.
• 7.3. Datos comerciales: Plan de interés, ciudad de residencia, canal por el cual conoció a PROTEGEMOS, solicitud realizada, historial de contacto, asesor asignado, estado de la gestión comercial y observaciones relevantes para atender la solicitud.
• 7.4. Datos de suscriptores y beneficiarios: En caso de que posteriormente el usuario decida vincularse a un plan, PROTEGEMOS podrá tratar datos del titular, beneficiarios y grupo familiar, incluyendo nombre, documento, edad, parentesco, datos de contacto, soportes y demás información necesaria para gestionar la suscripción y los beneficios.
• 7.5. Datos sensibles: PROTEGEMOS podrá tratar datos sensibles únicamente cuando sean estrictamente necesarios, proporcionales y autorizados por el titular, por ejemplo, datos relacionados con salud, hospitalización, fallecimiento, auxilios, beneficios exequiales, validación de servicios o reclamaciones. El titular no estará obligado a suministrar datos sensibles, salvo que estos sean indispensables para gestionar un beneficio, servicio, auxilio, solicitud o trámite requerido por él mismo.
• 7.6. Datos de niños, niñas y adolescentes: Cuando se incluyan datos de menores de edad como beneficiarios de un plan, PROTEGEMOS solicitará autorización del representante legal y aplicará medidas reforzadas de protección, respetando el interés superior del menor.

8. Finalidades del tratamiento

PROTEGEMOS tratará los datos personales para las siguientes finalidades:

1. Permitir la navegación y funcionamiento de la página web.
2. Atender solicitudes de información realizadas por formularios, WhatsApp, llamadas, redes sociales o canales digitales.
3. Contactar al titular por WhatsApp, llamada, SMS, correo electrónico u otros canales autorizados.
4. Brindar información sobre planes, beneficios, precios, condiciones, restricciones, cobertura, aliados y requisitos.
5. Realizar seguimiento comercial a personas interesadas.
6. Asignar asesores comerciales autorizados.
7. Conservar prueba de solicitudes, autorizaciones, conversaciones, formularios, llamadas o gestiones comerciales.
8. Atender PQR, consultas, reclamos, solicitudes, quejas o requerimientos del titular.
9. Gestionar una eventual vinculación posterior a un plan, si el titular decide contratarlo por canales autorizados.
10. Verificar identidad, datos de contacto y condiciones necesarias para la prestación de servicios.
11. Gestionar pagos, facturación, recaudo, cartera o descuentos, cuando exista una relación contractual posterior.
12. Coordinar servicios, beneficios o auxilios con aliados o prestadores autorizados.
13. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas, judiciales o regulatorias.
14. Prevenir fraude, suplantación, uso indebido de beneficios, reclamaciones fraudulentas o accesos no autorizados.
15. Realizar encuestas de satisfacción, análisis de servicio, mediciones de calidad y mejora de canales.
16. Enviar información comercial, promocional o publicitaria, siempre que el titular lo haya autorizado.
17. Actualizar bases de datos, depurar información y mantener registros de contacto.
18. Defender los derechos e intereses de PROTEGEMOS, sus suscriptores, aliados o terceros.

9. Autorización

La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, escritos, formularios web, casillas de aceptación, WhatsApp, grabaciones, mensajes de datos, contratos, formularios de vinculación o conductas inequívocas.

Cuando el usuario haga clic en un botón de WhatsApp o envíe un formulario solicitando información, PROTEGEMOS podrá contactarlo para atender esa solicitud. Para comunicaciones comerciales adicionales o recurrentes, PROTEGEMOS procurará contar con autorización expresa del titular.

El silencio del titular no será entendido como autorización.

10. Derechos de los titulares

Los titulares tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar consultas o reclamos.
5. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
6. Revocar la autorización otorgada, cuando no exista deber legal o contractual de conservar la información.
7. Acceder gratuitamente a sus datos personales.
8. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de menores de edad.
9. Solicitar que no se le envíen comunicaciones comerciales.
10. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos.

11. Área responsable de consultas y reclamos

El área responsable de atender consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales será:

La solicitud deberá contener nombre completo, documento de identidad, datos de contacto, descripción de la solicitud y soportes, si aplica.

12. Procedimiento para consultas

Las consultas sobre datos personales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, PROTEGEMOS informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, sin superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13. Procedimiento para reclamos

Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados, suprimidos o que existe un presunto incumplimiento de la normativa de protección de datos, podrá presentar reclamo.

Si el reclamo está incompleto, PROTEGEMOS podrá requerir al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo subsane.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y se responderá en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable hasta por ocho (8) días hábiles adicionales cuando no sea posible resolver dentro del término inicial.

14. Supresión y revocatoria

El titular podrá solicitar la supresión de sus datos o revocar la autorización otorgada.

La supresión o revocatoria no procederá cuando exista un deber legal, contractual, contable, tributario, administrativo, judicial o comercial de conservar la información, o cuando esta sea necesaria para la defensa de derechos de PROTEGEMOS, del titular o de terceros.

15. Conservación de la información

PROTEGEMOS conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades autorizadas, atender solicitudes, gestionar relaciones contractuales posteriores, cumplir obligaciones legales y defender sus derechos.

Cumplidas las finalidades y vencidos los términos legales de conservación, PROTEGEMOS procederá a suprimir, anonimizar o archivar de manera segura la información.

16. Seguridad de la información

PROTEGEMOS adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y físicas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado, fraude, consulta indebida, circulación no autorizada o destrucción.

Estas medidas podrán incluir controles de acceso, acuerdos de confidencialidad, capacitación, copias de seguridad, perfiles de usuario, restricciones internas, controles sobre asesores, protocolos de WhatsApp y reglas para proveedores o encargados.

17. Transmisión y transferencia de datos

PROTEGEMOS podrá compartir datos personales con encargados, proveedores, aliados o terceros cuando sea necesario para atender solicitudes, prestar servicios, gestionar beneficios, operar canales tecnológicos, realizar campañas, atender PQR, cumplir obligaciones legales o ejecutar una relación contractual posterior.

Estos terceros podrán incluir proveedores tecnológicos, CRM, hosting, WhatsApp Business, asesores comerciales, aliados de servicios, prestadores médicos, ópticos, odontológicos, exequiales, operadores de pago, contadores, abogados, auditores y autoridades competentes.

PROTEGEMOS exigirá a dichos terceros deberes de confidencialidad, seguridad y uso limitado de la información.

18. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando PROTEGEMOS esté obligada legalmente, inscribirá y actualizará sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

19. Modificaciones

PROTEGEMOS podrá modificar esta Política por cambios legales, comerciales, tecnológicos, operativos o de seguridad.

La versión vigente estará disponible en el sitio web.

20. Vigencia

La presente Política rige a partir del 1 de enero de 2026.